საწარმოში ელექტრონული არქივის შექმნის აუცილებლობის საკითხი სულ უფრო აქტუალური ხდება. ეს შემთხვევითი არ არის, რადგან ახალი ინფორმაციული ტექნოლოგიების დანერგვა არა მხოლოდ უზრუნველყოფს დოკუმენტების უსაფრთხოებას და საიმედოობას, არამედ ამცირებს მათი ძებნის დროს და ასევე საჭიროების შემთხვევაში საშუალებას აძლევს რამდენიმე თანამშრომელს ერთდროულად მიიღონ იგივე მონაცემები.
ინსტრუქციები
Ნაბიჯი 1
ელექტრონული დოკუმენტების არქივის შექმნა რამდენიმე ეტაპს მოიცავს. თავდაპირველად შეიძინეთ და დააინსტალირეთ ლიცენზირებული პროგრამული უზრუნველყოფა კომპანიის კომპიუტერულ აღჭურვილობაში.
ნაბიჯი 2
მოამზადეთ დოკუმენტები, ანუ მოაწყეთ ისინი, განსაზღვრეთ თქვენი ორგანიზაციის დოკუმენტების მიმოქცევის არსებული სტრუქტურის შესაბამისად. კერძოდ, ამ ეტაპზე მათ უნდა დარეგისტრირდნენ, დალაგდნენ ვარგისობის ვადის მიხედვით, და საკინძები და კავები ამოღებულ იქნეს ნაკერიანი ფურცლებიდან.
ნაბიჯი 3
შემდეგი ნაბიჯი არის დოკუმენტაციის ციფრულიზაცია ან სკანირება. იგი ხორციელდება ტექნიკურ მოწყობილობაზე, რომელიც მხარს უჭერს ზუსტად იმ ტიპის და ფორმატის დოკუმენტს, რომელიც გამოიყენება ამ ორგანიზაციაში. ამ ეტაპზე შეამოწმეთ დოკუმენტების რეპროდუცირების ხარისხი, საჭიროების შემთხვევაში, ხელახლა დაასკანირეთ.
ნაბიჯი 4
შემდეგი არის დოკუმენტების ფორმატში გადაქცევის (გადაქცევის) ეტაპი, რომელიც აკმაყოფილებს მათი შენახვისა და წარმოების სტანდარტებს და შემდეგ - ინდექსაციის ეტაპი, ე.ი. თითოეულ დოკუმენტზე საკვანძო სიტყვების "დანიშვნა" საჭირო ინფორმაციის შემდგომი ძიებისთვის ან სრული ტექსტის მონაცემთა ბაზის შესაქმნელად.
ნაბიჯი 5
ელექტრონული არქივის შექმნაზე მუშაობის ბოლოს დააყენეთ პარამეტრები (წვდომის უფლება, დოკუმენტების შეცვლის უფლება) და ტრენინგი გაუწიეთ ორგანიზაციის პერსონალს.
