შემომავალი დოკუმენტის რეგისტრაცია არის ორგანიზაციაში დოკუმენტის მიღების ფაქტის დაფიქსირება. იქნება ეს ქაღალდის დოკუმენტი, თუ ელექტრონული, მას უნდა მიენიჭოს სარეგისტრაციო კოდი და აღნიშვნა მისი მიღების შესახებ სარეგისტრაციო ფორმებში. ეს აუცილებელია დოკუმენტაციის შესრულების კონტროლისა და საჭირო ინფორმაციის მოძიების ხელშესაწყობად.
აუცილებელია
- - კომპიუტერი ინტერნეტით;
- - ბრაუზერი.
ინსტრუქციები
Ნაბიჯი 1
გაუშვით პროგრამა "SB შემომავალი დოკუმენტები" შემოსული დოკუმენტის რეგისტრაციისთვის. დოკუმენტის დასამატებლად დააჭირეთ ღილაკს "დამატება". აირჩიეთ ბრძანება "ახალი დოკუმენტი", ბარათს მიანიჭეთ სერიული ნომერი. შეავსეთ ველი "ვის სახელზე", სტანდარტულად ეს არის ორგანიზაციის დირექტორი, თუ დოკუმენტის მიმღები განსხვავებულია, დააჭირეთ ღილაკს ველის მარჯვნივ და დაამატეთ დირექტორიაში სხვა ელემენტი, მაგალითად, დირექტორის მოადგილე. აირჩიეთ თემა დოკუმენტისთვის, პირველ რიგში დაამატეთ იგი დირექტორიაში. დააჭირეთ შავ ისარს, ცარიელი ხაზით, შეიტანეთ დოკუმენტის საგანი. დააჭირეთ ღილაკს "დახურვა", შემდეგ ველში აირჩიეთ შეყვანილი საგანი.
ნაბიჯი 2
მიუთითეთ კოდი დოკუმენტზე, რომ შეავსოს სარეგისტრაციო ინდექსი, შემდეგ დააყენეთ დოკუმენტის მიღების თარიღი, იგი უნდა განთავსდეს შემომავალ დოკუმენტზე, შემდეგ მიუთითოთ შემომავალი დოკუმენტის ნომერი, იგი ასევე უნდა აღინიშნოს თავად დოკუმენტზე. შემდეგი, გადმოწერეთ თარიღი და ნომერი შემომავალი დოკუმენტიდან. ინდივიდუალური პირისგან შემომავალი დოკუმენტის რეგისტრაცია შესაძლებელია, დააჭირეთ ღილაკს "ინდივიდუალური" და შეიტანეთ მონაცემები მის შესახებ.
ნაბიჯი 3
შეავსეთ "From" ველი შემოსული დოკუმენტის რეგისტრაციისთვის. დააჭირეთ შავ ისარს და დაამატეთ გამომგზავნი დირექტორია, ან ამ სფეროში აირჩიეთ არსებული. შემდეგ შეავსეთ ველი "მოკლე აღწერა და რეზოლუცია". აქ შეიტანეთ დოკუმენტის არსი, აგრეთვე თავის რეზოლუცია (რა უნდა გაკეთდეს, რა ვადებში). შეავსეთ ველი "ვის ეგზავნება", რაც ხელს შეუწყობს დოკუმენტის შესრულების შემდგომ კონტროლს. შეავსეთ ეს ინფორმაცია მენეჯერის რეზოლუციიდან. შეავსეთ ვინ მოაწერა ხელი, პირველ რიგში დაამატეთ ოფიციალურ პირს შესაბამის დირექტორიაში. შესაბამის ველში შეარჩიეთ ვადა. ეს საშუალებას მისცემს პროგრამას შეგახსენოთ დოკუმენტის შესრულების უახლოესი ვადა. შეავსეთ დოკუმენტის ვადა. ატვირთეთ დოკუმენტი სისტემაში დააჭირეთ ღილაკს "დათვალიერება". დააჭირეთ ღილაკს "შენახვა", რომ შეავსოთ შემომავალი დოკუმენტის რეგისტრაცია.
ნაბიჯი 4
გაუშვით ალტერნატიული პროგრამა შემომავალი დოკუმენტის რეგისტრაციისთვის. ელექტრონული დოკუმენტის მართვის პროგრამები გულისხმობს მოქმედების მსგავს თანმიმდევრობას შემოსული დოკუმენტების რეგისტრაციასთან დაკავშირებით. გამოიყენეთ ისეთი პროგრამები, როგორიცაა "ოფისის მუშაობა", "ევფრატი", "ბიზნესი".
